ट्रस्टच्या स्थानिक उपसमितीची कार्यपद्धती
या सदरात निरनिराळ्या गावांत/शहरांत बापट परिवाराचे काम सुरळीत चालावे यासाठी कार्यपद्धती समजावून देत आहोत. पुणे येथे कार्यरत असणाऱ्या एका उपसमितीचे उदाहरण घेऊन हे नियम समजावत आहोत.
- या उपसमितीचे नाव "बापट परिवार - (शहर/गावाचे नाव)" असे असेल, उदाहरणार्थ "बापट परिवार - पुणे", "बापट परिवार - देवगड" इत्यादी.
- बापट परिवार चॅरिटेबल ट्रस्टच्या अंतर्गत काम करणारी ही एक उपसमिती असेल.
- अशी उपसमिती शिक्षण, मनोरंजन, आरोग्य इत्यादीसाठी विविध कार्यक्रमांची योजना करेल. ती योजना trustees@bapatparivar.com वर मेलद्वारे ट्रस्टला कळवेल आणि नंतर सुयोग्य विचारांती ट्रस्ट संमती / स्वीकृती पाठवेल. काही बदलांची आवश्यकता असल्यास ट्रस्ट सुचना देईल.
- संमती प्राप्त झाल्यानंतर उपसमिती कार्यक्रमाचे तपशील निश्चित करेल. नियोजन पूर्ण झाल्यानंतर; उपसमिती नियोजन आणि अंदाजपत्रक ट्रस्टला कळवील. हा कार्यक्रम केवळ बापट किंवा सामान्य जनतेसाठी खुला ठेवण्याबाबत उपसमिती निर्णय करेल.
- कार्यक्रमाच्या प्रचार व प्रसाराठी उपसमितीला संस्थेचे लेटरहेड वापरण्याची अनुमती असेल, संस्थेचे लेटरहेड वापरून केलेल्या पत्रव्यवहारावर उपसमितीचा समन्वयक स्वाक्षरी करेल आणि त्यास जबाबदार असेल.
- अश्या कार्यक्रमासाठी उपसमिती दात्यांकडून सशर्त देणगी स्वीकारू शकेल, यासाठी ट्रस्ट पावती पुस्तके उपलब्ध करून देईल.
- अश्या कार्यक्रमासाठी दात्यांकडून स्वीकारलेली सशर्त देणगी केवळ कार्याक्रमांसाठीच वापरावी लागेल, देणगी आणि खर्चात तुट आल्यास तो उर्वरितखर्च देण्याची जबाबदारी उपसमितीची असेल, ट्रस्ट कोणतीही आर्थिक तुट भरून देणार नाही.
- परंतू सशर्त देणगी जास्त मिळाल्याने सरप्लस झाल्यास तिचा वापर उपसमिती पुढील नियोजित कार्यक्रमासाठी करू शकेल.
- उपसमिती कायदेशीर परवानगी, सहभागींची सुरक्षितता इत्यादीसाठी योग्य कायदेशीर सुरक्षा काळजी घेईल.
- कार्यक्रमाच्या व्यवस्थापनासाठी उपसमिती पूर्णपणे जबाबदार असेल आणि या कार्यक्रमादरम्यान उद्भवलेल्या कोणत्याही अपवादात्मक घटनेसाठी देखील जबाबदार असेल.
- कार्यक्रमानंतर ८ दिवसांच्या आत उपसमिती अंतिम खाती (Financial Statements) सादर करेल, याची जबाबदारी समन्वयकाची असेल.
- उपसमिती त्यांच्या बैठकीसाठी ट्रस्ट ऑफिस विनामूल्य वापरू शकते. तथापि धूम्रपान, मद्यपानास सक्त मनाई आहे. नाश्ता, चहा, कॉफीची अनुमती आहे. जर जर व्यवस्थापक उपलब्ध नसेल तर कार्यालयाची एक अतिरिक्त किल्ली आपण मा. अधाक्षांकडून घेऊ शकता आणि मीटिंगनंतर परत पाठवू शकता.
- स्टिकर्सच्या प्रिंटींगसाठी ट्रस्ट सेतूची सॉफ्ट पीडीएफ कॉपी प्रदान करेल. उपसमिती कार्यालयात मुद्रित पत्रे, तिकिटे आणि स्टिकर्स आणून दिल्यास, कार्यालयीन कर्मचारी तिकीट, स्टिकर पत्ता आणि पत्र पेस्ट करेल आणि पोस्ट करेल.
- कार्यालयीन कर्मचारी आवश्यक असल्यास फोन करण्यास उपसमितीस मदत करेल.